FAQ’s Vereinsreisen.com

Grundsätzliches zu allen Vereins- und Gruppenreisen:

• Kann man online buchen?
• Bis wann muss ich eine Buchung vornehmen?
• Wie sieht es mit der Bezahlung aus?
• Wie sehen die Stornobedingungen aus?
• Gibt es eine Mindestteilnehmerzahl?
• Bis wann benötigen Sie die Zimmerliste?
• Muss jeder Reiseteilnehmer mit vollständiger Adresse genannt werden?
• Können bestimmte Busunternehmen mit der Reisedurchführung beauftragt werden?
• Wo erfolgt der Zustieg der Gruppe in den Bus?
• Wieviel Freiplätze erhalte ich eigentlich bei einer Vereins- und Gruppenreise?
• Welche Unterlagen erhalte ich vor Reiseantritt?
• Welche Trainings-Utensilien darf man ins Trainingslager mitnehmen?
• Können die vielen Beispiel-Pakete auf den vereinreisen.com-Seiten individuell abgeändert werden?
• Kann man auch einen Betriebsausflug oder eine Spezialreise bei Ihnen buchen?
• Warum sollte ich als Reiseorganisator nicht eine Reise in Eigenorganisation durchführen?
• Kann ich sicher sein, dass die Hotels auch gruppengeeignet sind?
• Was bedeutet eigentlich „Insolvenzversicherung“?
• Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem *** und einem ****Bus?
• Warum haben einige Hotels kein Stern-Angabe?
• Sollte man sich bei einer Auslandsreise zusätzlich krankenversichern?
• Würden Sie Referenzen auf Nachfrage benennen können?
• Was kostet eigentlich eine Reiserücktrittkostenversicherung für Gruppen?
• Können Sie neben Ihrem Reise-Know-how auch andere Hilfestellungen zum Thema „Vereine und Verbände“ geben?

Kann man online buchen?

Bei einer Vereins- und Gruppenreise wird buchungstechnisch anders verfahren als bei einer Einzelbuchung mit anklickbaren festen Terminen. Größere Kontingente müssen sowohl bei Hotels, Fähren, Fluggesellschaften etc. vorab angefragt werden. Daher bitten wie Sie, uns im Kontaktformular Ihre reisespezifischen Wünsche zu erläutern. Sie erhalten dann unser Angebot, das ab sofort als Gesprächsgrundlage dient.  Und wissen Sie, was uns am liebsten wäre? Sie greifen kurz zum Telefon und wir sprechen über Ihre Reisewünsche – und auf Wunsch rufen wir Sie natürlich mit unserem Rückrufservice auch gerne zurück!

Bis wann muss ich eine Buchung vornehmen?

Grundsätzlich ist die Buchung einer Vereins- und Gruppenreise denkbar einfach. Ein Vorlauf von ca. 3 Monaten wäre optimal für alle Beteiligten, was nicht ausschließt, dass es manchmal auch ruckzuck gehen kann.

Vorab: Wir kennen die Sorgen und Nöte von Organisatoren!  Es ist häufig schwer, die genaue Teilnehmerzahl vor einer Reise genau festzulegen. Wir erwarten daher im Rahmen Ihrer Anfrage auch keine konkrete Teilnehmerzahl, sondern eine „Hausnummer“ - eine ca.-Anzahl der Reiseteilnehmer. Auf dieser Basis werden wir Ihnen dann unser Angebot unterbreiten. Dieser Service, in den schon unsere ganze Erfahrung einfließt, ist für Sie natürlich kostenfrei. Auch in der Buchungsbestätigung wird zunächst auf diese Zahl abgestellt. Nachbuchungen und Stornierungen  gehören im Gruppengeschäft einfach dazu. Faustregel: ca. 14 Tage vor Abreise sollte die definitive Personenzahl feststehen.

Wie sieht es mit der Bezahlung aus?

Grundsätzlich gelten die unter vereinsreisen.com aufgeführten Allgemeinen Reisebedingungen, die auch die Modalitäten der Bezahlung einer Reise ausführlich beschreiben.

In der Regel  erhalten Sie eine Anzahlungsrechnung in Höhe eines mit Ihnen abgestimmten Pauschalbetrages. Sie sind der alleinige Ansprech- und Abrechnungspartner und handeln im Auftrag Ihrer Gruppe. Die Hauptrechnung ist dann auf alle Fälle 30 Tage vor Reiseantritt zahlbar. Durch Ab- und Anmeldungen bis zum Abfahrtstermin wird ggf. eine weitere Abrechnung  erstellt.

Wie sehen die Stornobedingungen aus?

Grundsätzlich gelten die unter vereinsreisen.com aufgeführten Allgemeinen Reisebedingungen, die auch die Stornokosten ausführlich ausweisen. In jeder Buchungsbestätigung wir darüber hinaus – auch je nach Reiseziel z.T. abweichend von den sonstigen Bedingungen - genau aufgeführt, bis zu welchen Zeitpunkt vor Reiseantritt eine kostenfreie Stornierung möglich ist. Da die meisten Vertragspartner das Gruppengeschäft kennen, sind auch kurzfristige Stornierungen bis 3 Tage vor Reiseantritt an der Tagesordnung und werden in der Regel auf dem Kulanzwege abgewickelt. Um auf ganz Nummer sicher zu gehen, empfehlen wir den Abschluss einer Gruppen-Reiserücktrittskostenversicherung.

Gibt es eine Mindestteilnehmerzahl?

Ja und Nein. Für Busreiseangebote macht es keinen Sinn, für 10 Personen einen Bus einzukalkulieren. Hier gibt es so etwas wie eine kalkulatorische Schmerzgrenze von 30 Personen.

Wenn Sie aber eines unserer Reise-Pakete ohne Bus einkaufen und in Eigenregie die Reise antreten, dann ergibt sich eine Mindestteilnehmerzahl von 20 Personen, da in den Hotels ab dieser Größenordnung von einer „Gruppe“ gesprochen wird. Aber auch Gruppen und Grüppchen unter 20 Personen sollten sich nicht scheuen, anzufragen. Wie alles im Leben ist auch hier vieles Auslegungs- bzw. Verhandlungssache.

Bis wann benötigen Sie die Zimmerliste?

Faustregel: je eher desto besser! Einige Hotels hätten gerne schon 4 Wochen vorher alle Zimmereinteilungen (DZ/EZ) unter Dach und Fach. Spätestens 14 Tage vor Anreise sollte die Zimmerliste vorliegen. Das entsprechende Formblatt erhalten Sie von uns, was nicht ausschließt, dass Sie uns diese Aufteilung auch per mail (z.B. mit einer excel-Tabelle) gerne zur Verfügung stellen können.

Muss jeder Reiseteilnehmer mit vollständiger Adresse genannt werden?

Nein. Sie sind als Organisator unser Ansprech- und Abrechnungspartner. Auf der Zimmerliste genügen uns der Vor- und Nachname des jeweiligen Gastes.

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Können bestimmte Busunternehmen mit der Reisedurchführung beauftragt werden?

Grundsätzlich gibt es zwei Vorgehensweisen:

1.) Sie verfügen seit vielen Jahren über gute Kontakte zu einem ortsansässigen Busunternehmen und möchten daher mit diesem Unternehmen weiter verreisen. Gut so! Dies soll auch zukünftig so weitergehen. Sie kaufen bei uns das Reise-Paket Ihrer Wahl und die Reise wird mit Ihrem Wunsch-Busunternehmen dann durchgeführt. Die Abrechnung des Buseinsatzes nehmen Sie vor. Genau wie Sie erhält das Busunternehmen ca. 10 – 7 Tage vor Reiseantritt den sogenannten „Fahrtbericht für den Busfahrer“ mit allen Detailangaben zum Reise-Paket.

Die Kosten für die Busfahrer-Unterbringung (ab 21 Personen/Bus) übernehmen wir.

2.) Ihnen ist es egal, welches Busunternehmen zum Einsatz kommt. Nur die Qualität soll stimmen, denn Busreisen ist auch Vertrauenssache! Wir wählen diese Partner u.a. nach Kriterien der Sicherheit, des Komforts und der Kundenzufriedenheit aus.

In diesem Falle organisieren wir das Busunternehmen und geben Ihnen einen Paketpreis incl. Buseinsatz ab/an Heimatort an die Hand.

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Wo erfolgt der Zustieg der Gruppe in den Bus?

Das entscheiden allein Sie. In der Regel ist es das Vereinsheim, der Firmensitz oder ein zentraler Ort in der Stadtmitte (z.B. Busbahnhof oder Hotel). Wenn Sie es wünschen, sind auch max. 3 Zustiege an verschiedenen Orten, die auf der Strecke liegen, möglich.

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Wieviel Freiplätze erhalte ich eigentlich bei einer Vereins- und Gruppenreise?

Die Faustregel hier heißt: je mehr Reiseteilnehmer, desto mehr Freiplätze. In der Regel gibt es bei Gruppen ab 21 Personen einen Freiplatz im EZ oder DZ. Bei Gruppen über 40 oder gar 50 Personen sind weitere Freiplätze je nach Zielort n.V. möglich.

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Welche Unterlagen erhalte ich vor Reiseantritt?

Ca. 10 – 7 Tage vor Reiseantritt (vollständige und fristgerechte Bezahlung vorausgesetzt) erhalten Sie unsere Reiseunterlagen per Email (PDF-Dateien incl. Hotel-Voucher) zugeschickt. Auf Wunsch erhalten Sie ferner auf dem Postweg noch folgende weitere Unterlagen:

• Hotelprospekte  
• Stadtpläne
• Informationen über den Zielort (ggf. mit Veranstaltungskalender)
• Vorschläge zur Ausgestaltung des weiteren Programms vor Ort

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Welche Trainings-Utensilien darf man ins Trainingslager mitnehmen?

Der Bus steht Ihnen zur freien Verfügung – auch platzmäßig! Nehmen Sie mit, was Sie für Ihr Trainingslager benötigen! Die Grenze ist dort erreicht, wo die Koffer keinen Platz mehr finden…

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Können die vielen Beispiel-Pakete auf den vereinsreisen.com-Seiten individuell abgeändert werden?

Selbstverständlich. Verstehen Sie bitte alle Angebote als Vorschläge, die Sie inspirieren sollen.

Oft dienen diese Beispielpakete als Gesprächsgrundlage und sind kein Dogma. Sie sollen lediglich ein Gefühl für die erstklassigen Preis-/Leistungsverhältnisse bekommen. Warum sollte ein Chor in Rom nicht singen? Warum sollte man nicht noch eine Brauereibesichtigung mit einplanen, wenn Geselligkeit und Feiern im Vordergrund stehen?

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Kann man auch einen Betriebsausflug oder eine Spezialreise bei Ihnen buchen?

Wenn Sie einen besonderen Ausflug für sich und Ihre Kollegen planen, müssen Sie davon ausgehen, dass die Vorschläge für Reiseziele von Flensburg bis Berchtesgaden gehen. Nennen, bzw. schildern Sie uns daher bitte Ihre Intentionen. Für ein Trainingslager einer Tanzsportgruppe kommen keine Hotels in Frage, die nur Räume mit Teppichböden zur Verfügung stellen können. Verlassen Sie sich ganz einfach auf unsere Vorschläge und die Erfahrung von vielen Jahren in diesem Geschäft. Lassen Sie uns im Hintergrund für Sie arbeiten….und heimsen Sie die Lorbeeren Ihrer Kollegen ein. Dies war so, ist so und wird immer so bleiben, denn auch Sie haben Ihre wertvolle Zeit nicht gestohlen! 

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Warum sollte ich als Reiseorganisator nicht eine Reise in Eigenorganisation durchführen?

Lesen Sie bitte unter „Reiseinfo“ unsere Ausführungen zu den Reise-Haftungsrisiken für Vereine und Verbände.

Der Gesetzgeber lässt hier nur einen ganz kleinen Spielraum für eigenveranstaltete Reisen. Risiken aus dieser Tätigkeit sind über die allgemeine Vereinshaftpflichtversicherung nicht abgesichert. Da die Haftungssummen z.T. erheblich sein können (z.B. bei einer Hotel-Insolvenz, bei einem Busunglück etc.) muss hierfür eine besondere Reiseveranstalterhaftpflichtversicherung abgeschlossen werden. Wenn Sie Ihre Reise über vereinsreisen.com buchen, geht dieses Haftungsrisiko auf uns über - und das ist abgesichert.

Um sicher zu gehen, ist ein kompetenter Partner also in der Vorbereitung heutzutage wichtiger denn je. Vereinsreisen.com hilft Ihnen bei der Gestaltung und Sie können Ihre Vorstellungen in den Reiseverlauf integrieren. 

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Kann ich sicher sein, dass die Hotels auch gruppengeeignet sind?

Gerade im Gruppenbereich  trennt sich hier die Spreu vom Weizen. Welches Hotel  im Gruppenbereich ist für Ihre Belange, für Ihr spezifisches Reiseprogramm das richtige? Hier müssen Sie uns vertrauen! Beachten Sie daher auch unsere Rubrik „Hotels“ auf der Startseite. Wir werden auch zukünftig beispielhaft Hotels die Gelegenheit geben, sich auf unserer Plattform einem breiteren Publikum zu präsentieren. Transparenz ist angesagt und nicht die viel zitierte „Katze im Sack“. 

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Was bedeutet eigentlich „Insolvenzversicherung“?

Erkundigen Sie sich im eigenen Interesse bei Konkurrenzangeboten gezielt nach dem  Kundengeld-Absicherer (in der Regel eine Versicherung)!

Nach den Bestimmungen des deutschen Reiserechts dürfen Vorauszahlungen auf den Reisepreis nur gegen den Nachweis einer Insolvenzversicherung (Sicherungsschein) erhoben werden. Eine Vorauszahlung des Reisepreises ist in der Touristik üblich, da die meisten Vertragspartner vor Ort (Hotels, Reiseleiter, Fähren o. ä.) Geld im Voraus verlangen.

Sofern Sie sich keines professionellen Partners bedienen, erhalten Sie Sicherungsscheine zum Nachweis einer Insolvenzversicherung gegen Hinterlegung einer Garantieleistung und dem Nachweis Ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit von verschiedenen Versicherungsgesellschaften. Wenn Sie Ihre Reise mit vereinsreisen.com organisieren, ist die Kundengeldabsicherung natürlich schon enthalten. 

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Was ist eigentlich der Unterschied zwischen einem *** und einem ****Bus?

Für beide gilt: Mini-Küche, Toilette und Air-Condition sind vorhanden. Der Unterschied liegt im Sitzabstand. Beim ***Bus beträgt er 77 cm und beim ****Bus beträgt er 83 cm (im *****Luxusbus beträgt er übrigens 90 cm). 

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Warum haben einige Hotels kein Stern-Angabe?

Diese Betriebe haben an der freiwilligen Zertifizierung nicht teilgenommen. Eine Bewertung des Betriebes ist damit aber nicht verbunden. Die gängigsten  Hotels und Gasthäuser im Gruppenbereich liegen zwischen ** und ****Sternen.

**Hotel: Zweckmäßige und gute Gesamtausstattung mit mittlerem Komfort. Die Ausstattung muss in einen guten Erhaltungszustand sein, bei guter Qualität. Die Funktionalität steht im Vordergrund bei gepflegtem Gesamteindruck.

***Hotel: Gute und wohnliche Gesamtausstattung mit gutem Komfort. Ausstattung von besserer Qualität. Optisch ansprechender Gesamteindruck, wobei auf Dekoration und Wohnlichkeit Wert gelegt wird.

****Hotel: Hochwertige Gesamtausstattung mit gehobenem Komfort. Ausstattung in gehobener und gepflegter Qualität. Aufeinander abgestimmter optischer Gesamteindruck von Form und Materialien. Lage und Infrastruktur des Hauses genügen gehobenen Ansprüchen. 

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Sollte man sich bei einer Auslandsreise zusätzlich krankenversichern?

Die Antwort lautet: Ja, weil es auch wenig kostet! Erfragen Sie bei Ihrem Vertrauensmann in Versicherungsfragen einen günstigen Tarif. Bei Krankheit im Ausland entstehen häufig wesentlich höhere Kosten, als im Inland. Gerade bei schwereren Eingriffen können diese Mehrkosten viele tausend EUR betragen. Es gibt auch extra Tarife einer Auslandskrankenversicherung für alle Teilnehmer einer Gruppe. Wir übersenden Ihnen gerne diesbezügliche Informationen und stehen Ihnen jederzeit mit Rat und Tat gerne zur Verfügung. 

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Würden Sie Referenzen auf Nachfrage benennen können?

Selbstverständlich. Zu unseren zufriedenen Kunden gehören viele renommierte Vereine, Verbände und Firmen.

Und wenn der von uns angesprochene ehemalige Reiseorganisator und Ansprechpartner bereit ist, diesbezügliche Auskünfte zu erteilen, so können Sie sich jederzeit mit  ihm in Verbindung setzen. So manch eine/r hat hier wertvolle Tipps für Sie parat, wie z.B. für das gesamte Cash-Management oder halt bestimmte Ausflugstipps, Busunternehmer-Empfehlungen etc.. 

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Was kostet eigentlich eine Reiserücktrittkostenversicherung für Gruppen?

Sie können dieses Risiko natürlich bei einem Versicherer Ihrer Wahl absichern. Wir empfehlen hier ein Produkt der Hanse-Merkur Versicherung. Faustformel generell: Reisepreis x ca. 3% x Anzahl der Reiseteilnehmer = Kosten für die Gruppen-Reiserücktrittskostenversicherung. Nutzen Sie gerne unseren online-Service mit der Hanse-Merkur Versicherung auf der Startseite.

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Können Sie neben Ihrem Reise-Know-how auch andere Hilfestellungen zum Thema „Vereine und Verbände“ geben?

Hier fühlen wir uns in der Funktion als Beirat geradezu “berufen“ und verweisen gerne auf den bdvv – den Bundesverband Deutscher Vereine und Verbände (vgl. www.bdvv.de) .

Die existierenden Verbände als »Dachorganisationen« sind fachspezifisch ausgerichtet, d. h. auf den jeweiligen Vereinszweck bezogen gegründet. Dies führt häufig dazu, dass die allgemeinen Informationen zu zweckübergreifenden Themen wie Recht, Steuern, Fundraising, Mittel-verwaltung und wirtschaftliche Geschäftsbetriebe wie Sponsoring und Benefizevents nicht hinreichend zum Vorteil der Mitgliedsvereine »bedient« werden können.

Der bdvv unterstützt die Vereine und deren Mandatsträger bei der Vereinsarbeit in rechtlichen-, organisatorischen und steuerlichen Fragen oder indem er Arbeitsgrundlagen wie Formulare und Verträge zur Verfügung stellt.

Darüber hinaus ist der bdvv bei der Suche nach Sponsoren beratend tätig und bietet ein umfangreiches Seminarangebot für die Weiterbildung im Bereich der Vereinsarbeit an. Der bdvv vertritt die Interessen der Vereine gegenüber Behörden und Politik. Gerade durch den zunehmend starken Einfluss der EU ist es wichtig, hier Flagge zu zeigen und so für den Fortbestand und den Ausbau des Vereinswesens in Deutschland einzutreten. 

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